Wikajusowa jazda

Często robię zakupy przez internet, kontaktuję się ze sprzedawcami na allegro, sklepami internetowymi, dystrybutorami, czasem też mailuję z firmami od których nic nie kupuję, ale np mają błąd na stronie czy cokolwiek innego co może skłonić do wysłania im maila.

Podejścia bywają różne - niektórzy poprawią błąd i podziękują. Inni poprawią i nie dadzą znaku życia, raz zdarzyło mi się że poprawili i stwierdzili że... to ja im musiałem wprowadzić ten błąd bo go tam nie było!... Sprzedawcy przeważnie zaś są do przesady mili i robią co w ich mocy by dało się załatwić to co się chce.

Bywa jednak sytuacja wyjątkowa czasem - co zrobić z mailami które przychodzą do pracownika firmy gdy jest na urlopie?

Tu od strony klienta poznałem trzy rozwiązania:

1. Skierować maile do innego pracownika
2. Pozostawić je pracownikowi aby odpisał po powrocie
3. Punkt drugi + ustawić auto respondera z informacją że odpowiedź nastąpi po xx.xx.xxxxr

Pierwszy jest w pewnych sytuacjach wygodny - jeśli pytam o jedną konkretną rzecz to uzyskuję odpowiedź i więcej nie nękam.

Jednak gdy prowadzę dłuższą korespondencję z pracownikiem A, i nagle od pewnego momentu naszej konwersacji ma ją przejąć ktoś inny to ... musiałbym wszystko tłumaczyć od początku. Co jest mało wygodne, stąd preferowana byłaby raczej opcja 2 lub 3.

Opcja 3 jest miła bo widzimy że dostaniemy odpowiedź później. Ale tu jest pewne niebezpieczeństwo - co jeśli pytam o coś debilnego wg pracownika, lub np mail wyląduje w spamie czy gdziekolwiek indziej się zawieruszy i pracownik nie odpisze? Klient ma pewność że mail doszedł, a pracownik go olał... mamy niezadowolonego klienta.

Opcja druga zaś wymaga od klienta cierpliwości. Akurat u mnie to nie problem - rozsyłam na tyle dużo maili że to dla mnie naturalna rzecz że niektórzy odpisują z miesięczną częstotliwością. Jednak znam takich którzy uważają że inni powinni sprawdzać maila częściej niż biorą oddech i odpowiedzi powinny padać NATYCHMIAST tu autoresponder byłby mile widziany.

Oczywiście nie ma idealnego sposobu. Myślę jednak że odpowiednio sporządzony autoresponder rozwiązuje wszelkie problemy - Informuje że pracownik jest na urlopie i DO KIEDY, poda maile do osób zajmujących się różnymi z zagadnień które obsługuje dana osoba, przeprasza za niemożność odpisania natychmiastowego i prosi o wyrozumiałość, a także nie dopisuje do firmowej bazy mailingu z reklamami.